Google Mail

Seit Anfang 2005 nutze ich Google Mail (damals noch in der geschlossenen Pre Betaphase). Nachdem ich vor einigen Tagen wieder mal Gelegenheit hatte einen Blick auf alternative Mailanbieter zu werfen ist mir erst bewusst geworden wie schlecht die Konkurrenz im unmittelbaren Vergleich abschneidet. Statt jetzt auf die Schwächen von GMX, Exchange und Co einzugehen, stelle ich lieber eine Liste an Gründen zusammen warum ich Google Services einfach bevorzuge:

Usability / GUI:
Das Interface ist auf das Wesentliche reduziert, es gibt keine nervenden Zwischenscreens, keine Bannerwerbung oder ähnliches. Das Schreiben einer Mail funktioniert vollständig über Tastatur ohne auch nur ein einziges Mal zur Maus greifen zu müssen. Empfängeremailadressen werden nach Eingabe des ersten Buchstabens anhand des (automatisch angelegten Adressbuches) automatisch vervollständigt. Die Sortierung ist praxisbezogen automatisch nach Häufigkeit der versendeten Emails die an diese Adressen gegangen sind gereiht. Tabs funktionieren und sind sinnvoll gesetzt. Fileupload (für Attachements) passiert mittels Flashuploader asynchron. Durchschnittliche Attachements sind so fast immer hochgeladen bevor man mit dem Schreiben des Begleittextes fertig ist. Zitierter Text wird kontextabhängig (intelligent) ausgeblendet was die Übersichtlichkeit langer Mailsthreads unglaublich erhöht. Das Erstellen von Mails passiert mittels WYSIWYG Editor, der auch problemlos formatierte Inhalte aus der Zwischenablage übernimmt und in sauberen Html darstellt. Dies funktioniert für Officedokumente genauso wie für markierte Ausschnitte aus beliebigen Html Seiten.

Die Listendarstellung erlaubt effizientes, schnelles Arbeiten.  Gmail erkennt automatisch Replies und erstellt automatisch einen Threadview (mit Ajax ein und Ausklappfunktion). Unschlagbar bei Verwendung von Mailinglists.

Ordnerstrukturen waren vorvorgestern

Struktur wird durch Labels (Tags) und nicht durch Ordner erreicht. Labels sind frei erstellbar und lassen sich kombinieren. Einfach zu erstellende Filterfunktionen erlauben z.b. das Autolabeling + Überspringen des Posteingangs (nützlich z.B. für Mailinglisten) Das Multilabeling erlaubt flexible “Datenschnitte” z.b. Zuordnung zu einer Mailinglist einerseits und weitere Tags zur Einteilung in Subkategorien, Todolisten, Tags für Abarbeitung mit geringer Priorität etc.

Suche

Was soll ich dazu sagen Google und Suche… In meiner privaten Inbox liegen inzwischen gut 30.000 Emails aus den letzten 4 Jahren (incl. Mailinglists). Dennoch lassen sich auch jahrealte Mails durch intuitive Eingabe einiger Stichworte zuverlässig wiederfinden. Es gibt wohl keinen Konkurrenten der Google hier etwas vormachen könnte. Googles Grundsatz (auch bei Gmail) lautet lösche niemals Daten und bietet mit mehr als 7 Gigabyte kostenlosen Plattenplatz pro Account mehr als genug Raum dafür. Nützt man Email unterstützende Projektmanagementsoftware alla Trac wächst so das eigene Mailarchiv im Laufe der Zeit zu einem persönlichen Datenarchiv mit chronologischem Dokumentationscharakter an. Wann wurde warum welche Entscheidung von wem getroffen etc…

Das Webinterface verhält sich wie eine Desktopapplikation, durch massiven Ajax Einsatz fühlt es sich extrem schnell an und reagiert unmittelbar auf Benutzereingaben, meistens ohne die Seite neu laden zu müssen. Hat man Google Gears installiert lässt sich der Dienst auch offline (also z.B. unterwegs in Bahn oder Flugzeug) nutzen - auch ohne aktive Internetverbindung.

Features

Der Mailspace liegt derzeit bei 7,3 Gigabyte pro Account (gratis!) und wächst ständig. (zum Vergleich 2006 waren es rund 1 Gigabyte, meine 30.000 Mails benötigen weniger als 1 Gigabyte an Plattenplatz.

Die Mailgrösse ist nicht Limitiert.

Gmail erlaubt das Einbinden beliebig vieler externer Email-Konten (per Pop oder Imap), darüber hinaus ist es möglich eingebundene Konten auch als Absendeadresse anzugeben. Dies erlaubt einen nahtlosen Wechsel von anderen Services. Inzwischen leite ich rund 15 Accounts auf meinen zentralen Googleaccount weiter. Vollständige IMAP und POP3 Unterstützung für Mailclients ist genauso selbstverständlich wie SSL Authentifizierung.

Spam

Gibt es praktisch nicht (zumindest nicht in der Inbox). Ich kenne viele Leute die Gmail rein als Spamfilterrelay verwenden. Findet sich doch mal unerwünschter Content in der Inbox kann dies zukünftig durch die “Als Spam markieren” Funktion vermieden werden. Auf diese Art wird man auch schnell unerwünschten Newsletter los ohne dafür einen extra Filter erstellen zu müssen. Zudem werden sämtliche Binaryformate automatisch auf Viren überprüft.

Gmail erlaubt eine Direktansicht von praktisch allen gängigen Formaten direkt im Browser. Verwendet man Google Apps, können diese auch online bearbeitet werden.

Jede Google Emailadresse ist gleichzeitig auch eine eindeutige Jabber.id und kann z.B. über den im Webinterface integrierten Google Chat verwendet werden.  Will ich eine Mail schreiben, sehe ich unmittelbar ob der Empfänger vielleicht gerade im Chat online ist. In vielen Fällen ist Echtzeitkommunikation sinnvoller als der asynchrone Weg per Email.

Google Mail ist völlig kostenlos, ebenso wie das Einbinden einer eigenen Domain mit vollständiger MX Anbindung.  Firmendomains (incl. google Apps) sind bis zu einer Firmengrösse von 50 Mitarbeitern gratis, darüber fällt eine geringe Lizenzgebühr pro Mitarbeiter an. Der Dienst kann weltweit von praktisch jedem Rechner mit Internetzugang aus genützt werden. Abgesehen vom Browser entfallen sämtliche internen Kosten für Clientinstallation und Wartung.

Neben den Mail Kernfunktionen bietet der Google Account kostenlosen Zugriff auf zahlreiche weitere Onlinedienste (Google Apps), den Google Calendar (liebe dieses Teil), Picasa Web, Google Reader, Google Spreadsheets, Google Word, etc.

Seit einigen Tagen lassen sich zudem weitere Module aus Google Labs in Gmail integrieren dazu gehören:

Aufgabenplaner
Youtube, Flickr, Picasa Vorschau im Browser
Fixed width Fonts wählbar (Programmiererparadies)
Mausgesten
Benutzerdefinierte Datumsformate uvm.

Datensicherheit

Rein technisch gesehen liegen meine Maildaten auf verteilten, dezentralen Servern, weltweit verteilt auf Google Rechenzentren. Ausfallssicherheit wird durch Redundanz gewährleistet. Die Wahrscheinlichkeit, dass der Exchangeserver einer Firma geklaut wird, das hauseigene Rechenzentrum abbrennt, oder der hausinterne Serveradmin Mist baut und die Daten verloren gehen, schätze ich persönlich höher ein, als einen weltweiten Googledatengau. Dennoch liegen die Daten nicht “Inhouse” und viele (vor allem Firmen) haben Probleme mit der Vorstellung sensible Maildaten bei Google zu speichern. Mit meinen privaten Daten habe ich da kein Problem, ich würde ohnehin nie etwas in eine unverschlüsselte Email schreiben, dass ich nicht auch offen aussprechen oder in meinen Blog veröffentlichen könnte. Die konsequente Verwendung von PGP Verschlüsselungsdiensten sollte langsam ohnehin selbstverständlich sein. Mail ist per se ein unsicheres, unverschlüsseltes Verfahren und selbst wenn mein eigener Mailserver InHouse steht, werden Mails an Geschäftspartner durch zahlreiche ungesicherte Hops (durchs Internet) geschleusst bevor sie am Zielmailserver ebenfalls unverschlüsselt abgelegt werden. Objektiv betrachtet existiert Emailsicherheit derzeit also nur dann wenn sich die Endanwender darauf einigen ein gemeinsames Verschlüsselungsprotokoll zu verwenden.

Zukunft

Trotzdem wäre es schön wenn Google eine Inhouselösung für Google Apps finden würde, die es erlaubt Daten und Datenverarbeitung in firmeneigene Rechenzentren zu legen. Gelänge dies wäre die Marktführerschaft noch früher erreicht, als dies imho ohnehin der Fall sein wird. Tendenziell geht der Trend jedoch in eine andere Richtung. Persönlich gehe ich davon aus, dass Google mit Android und Chrome in wenigen Jahren eine Plattform schaffen wird, die das heutige Betriebssystemkonzept von Apple, Microsoft und Co ad absurdum führen wird. Dabei ist mir jedoch noch nicht klar in welche Richtung das Konzept bezüglich Datenspeicherung geht, lokal oder dezentral verteilt. Letzteres ist in der Regel stabiler, ausfallssicherer und skaliert besser. Dennoch ist es eine menschliche Eigenschaft zumindest das Gefühl der Kontrolle über den eigenen (Daten-) Besitz haben zu wollen und diesbezüglich gibt (derzeit) noch die Vorstellung der lokalen Datenbox den meisten Anwendern wohl noch mehr Vertrauen.

All jenen die jetzt schon Webdienste (alla Gmx) verwenden kann ich nur raten sich Google mal anzusehen. Wenn es Fragen zur Migration bestehender Konten auf Google Konten gibt helfe ich gerne weiter.

http://www.gmail.com